Es gilt die vertraglich geregelte Arbeitszeit. Bei Vollzeit beträgt sie in der Regel entsprechend dem Tarifvertrag TV-L 39,2 Stunden pro Woche. Der Urlaub beträgt 30 Tage im Jahr bei 5 Arbeitstagen in der Woche. Bei Teilzeit mit Reduzierung der Arbeitstage pro Woche reduzieren sich die Urlaubstage entsprechend. Bei vier Arbeitstagen pro Woche ergibt das zum Beispiel 24 Tage Urlaub.
Die wöchentliche Arbeitszeit gilt für das gesamte Jahr einschließlich der Schulferien. Es können (müssen aber nicht!) im beiderseitigem Einvernehmen eine Zehn-Prozent-Regelung zwischen der Verwaltungsangestellten und der Schulleitung getroffen werden.
Es empfiehlt sich aber immer seine gesetzlichen Urlaubstage genehmigen zu lassen, da diese, im Falle einer Erkrankung mit Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, ersetzt werden. Das gilt nicht für die Ferientage, die über die Zehn-Prozent-Regelung vorgearbeitet wurden und nicht als Urlaubstage angemeldet waren. Eine schriftliche Vereinbarung über die Ferienarbeitszeit ist anzuraten.
Solange die tägliche Arbeitszeit sechs Zeitstunden nicht überschreitet, sind keine Arbeitspausen vorgeschrieben.
Mehrarbeit (Überstunden) zusätzlich zur regelmäßigen Arbeitszeit muss angeordnet oder genehmigt sein, damit sie anerkannt und ausgeglichen wird. Am besten ist es, Mehrarbeit von der Schulleitung abzeichnen zu lassen. Zusätzliche angeordnete oder genehmigte Arbeitszeiten sind entweder zeitnah auszugleichen oder als Mehrarbeit zu vergüten. Die Mehrarbeitsvergütung muss mit Belegen und genauen Zeiten innerhalb von sechs Monaten beantragt werden.
Eine genaue Berechnung der Arbeitszeit von Verwaltungskräften in Schulen müsste anhand der folgenden Parameter erfolgen:
Da diese Berechnung für jede Schulverwaltungskraft für jedes Jahr neu aufzustellen wäre, hat man davon abgesehen und sich auf einen für die Verwaltungskräfte etwas günstigeren Aufschlag von zehn Prozent verständigt.
Dies bedeutet eine regelmäßige Erhöhung von 10 Prozent der vertraglichen Arbeitszeit während der Unterrichtswochen. Im Ausgleich dazu hat man dann die gesamten Ferien frei. Ausgenommen sind die ersten 5 Arbeitstage und die letzten 5 Arbeitstage in den Sommerferien.
Für Vollzeitkräfte gilt diese Regelung nicht, da sie ansonsten regelmäßig mehr als die maximale tarifliche Wochenarbeitszeit arbeiten müssten. Sie nehmen den tariflichen Urlaub von 30 Tagen in den Ferien.
In den Vorstellungsgesprächen werden alle Bewerbenden darauf hingewiesen, dass ein zehnprozentiger Aufschlag für die Ferienregelung erforderlich ist.